Rapat yang efektif

"Rapat lagi..rapat lagi..mendingan dengerin Ayu Ting-ting deh" itu kata yang keluar dari Munaroh ketika diberi tahu hari ini jam 9 bakal ada rapat tentang salah satu program di seksinya. Munaroh bukannya tidak mau ikut rapat, namun dia merasa waktunya banyak terbuang bila sering melakukan rapat sedangkan kesepakatan dari hasil rapat yang lain untuk program yang lain saja belum sempat dengan benar-benar dijalankan.

Keluhan Munaroh ini tentunya banyak dirasakan oleh pegawai kantoran di seluruh Indonesia ..bahkan di seluruh dunia. Kalau bisa, Munaroh ingin sekali sesuatu itu dirapatkan dengan cara yang seefektif dan seringkas  mungkin.

(picture source: http://www.cartoonresource.com)

Kalau difahami dengan benar, rapat itu sebenarnya bukan sesuatu yang percuma atau buang-buang waktu saja. Namun memang, kalau rapat itu tidak dijalan dengan benar dan seringkas mungkin, maka dapat menjadi bumerang bagi pemimpin dan peserta rapat. Bagi pemimpinnya, dia akan dibilang tidak mampu untuk memimpin rapat dengan baik. Dan bagi peserta rapat, dia akan merasa ini semua buang-buang waktu.

Nah, dari beberapa pengalaman saya mengikuti rapat dan membaca satu dua artikel tentang rapat/pertemuan yang efektif, poin-poin di bawah ini mungkin dapat dijadikan referensi bagi Anda yang hendak memimpin rapat untuk mendapatkan rapat yang efektif dan malah mungkin menyenangkan.

Terhadap peserta rapat
1. Setiap peserta rapat adalah manusia, hargai mereka karena mereka juga punya martabat. Terutama bagi pemimpin rapat, jangan karena Anda atasan mereka, maka dapat menentukan seenaknya. Kalau Anda sebagai atasan hendak menentukan sesuai keinginan Anda sendiri, tidak perlu menggunakan media rapat.

2. Pilih waktu yang tepat. Waktu disini ada tiga:

• waktu dalam arti jam, misalnya jam 9 kah, jam 11 kah, atau jam lainnya. Biasakan rapat di pagi hari, karena lebih fresh dan peserta rapat belum dipenuhi oleh kesibukan macam-macam.
• waktu dalam arti situasi dan kondisi, jangan sampai memilih waktu yang salah, misalnya ketika sebagian besar peserta rapat esoknya akan cuti Hari Raya Agama. Hal ini tentunya akan membuat peserta rapat tidak akan terlalu berniat untuk mengikuti rapat
• Waktu dalam arti frekuensi. Bila Anda ingin ada rapat yang bersifat rutin, atur waktunya. Jangan sampai jaraknya terlalu dekat atau terlalu jauh dengan rapat sebelumnya karena bisa kehilangan spirit dari rapat itu sendiri. Misalnya apakah 2 minggu sekali, atau 3 minggu sekali. Penentuan selang ini tergantung pada Anda. Anda yang memahami psikologis suasana kantor Anda. Saran saya sebisa mungkin jangan berdekatan dengan rapat lainnya dimana peserta rapat juga mengikutinya, agar peserta rapat tidak masuk dalam kondisi fatigue (penat). 

3. Beri peserta rapat kesempatan berbicara, namun atur iramanya. Jaga apakah yang disampaikan peserta rapat masih dalam fokus rapat atau tidak.

4. Di akhir rapat jangan lupa tanyakan pertanyaan: "Apa ada yang ingin disampaikan lagi?". Pertanyaan ini membuat peserta rapat merasa dihargai dan merasa rapat yang dihadiri memang pantas.

Terhadap materi rapat

Maksudnya adalah bukan materinya tidak boleh yang berat-berat, namun yang saya maksud yaitu:
1. buatlah agar materi rapat itu tersampaikan dengan tidak terlalu banyak "bunga-bunganya".
2. buatlah agar rapat fokus hanya pada masalah yang telah ditentukan atau direncanakan sebelumnya, hal ini membuat peserta rapat merasa apa yang disampaikan ya memang perlu disampaikan pada saat itu.
3. Buatlah catatan apa-apa saja yang disetujui dalam rapat.






Bagaimana Anda mengetahui jika Anda berhasil memimpin rapat? dari pengalaman saya hal tersebut diketahui saat:
1. Dalam suasana rapat, peserta tidak banyak diam alias aktif
2. Dalam suasana rapat, peserta menyimak pembicaraan dan diskusi yang terjadi
3. Setelah rapat selesai, peserta tidak merubah raut wajahnya menjadi seperti gembira karena akhirnya rapat selesai. Peserta rapat yang merasa rapat tersebut berguna  mungkin  juga akan menunjukkan raut wajah senang, saya lebih suka mengistilahkannya "antusias".
4. Pada rapat berikutnya, peserta antusias untuk mengikutinya, karena mereka mengetahui rapat yang akan diadakan tidak akan sia-sia dan akan berjalan dengan ringkas.

(fay/fay)

BACA JUGA:
- Daftar Bank Yang Bisa Menerima Pembayaran Pajak Online
- Mengurus Pembuatan Paspor Karena Hilang
- Tips Beli Tiket Pesawat Saat Musim Liburan
- Jalan-jalan Ke Makassar 2015